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Der gemeinsame Runderlass des MW und anderer vom 04.02.2009 (24-32573/0020 – Niedersächsisches Ministerialblatt Nr.　7/2009, S.　212) regelt auch den Umgang mit Liefer- und Dienstleistungsaufträgen nach der VOL/A. Freihändige Vergaben dürfen bis zu einer Wertgrenze von €　100.000,00 (ohne Umsatzsteuer) ohne weitere Begründung vorgenommen werden. Allerdings soll ein Vergabevermerk die Gründe für die Auswahlentscheidung nachvollziehbar darlegen.

Bei kleinsten Aufträgen nach VOL/A kann bis zu einem Gesamtbetrag von € 500,00 (ohne Umsatzsteuer) auch auf den Vergabevermerk verzichtet werden.

Allerdings tritt der gemeinsame Runderlass am 31.12.2010 wieder außer Kraft. Dann ist auch für Kleinstaufträge wieder ein Vergabevermerk zu erstellen, es sei denn, es wird, beispielsweise durch einen neuen Runderlass, die entsprechende Vorschrift aufgehoben.

Ein Vergabevermerk muss laufend fortgeschrieben werden. Alle Entscheidungen sowie die Gründe für Entscheidungen sind zeitnah zu dokumentieren. Falsch ist es, wenn der Vermerk erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens und auch nach Abschluss der Zuschlagserteilung erstellt wird.

Der Vergabevermerk soll Datum und Unterschrift enthalten. Allerdings hat die Rechtsprechung es für zulässig angesehen, eine detaillierte Begründung im Laufe eines Nachprüfungsverfahrens nachzuholen. Allerdings ist dies nur dann zulässig, wenn bereits im Vergabevermerk eine nachvollziehbare Begründung enthalten ist und insoweit im Nachprüfungsverfahren nur eine Erweiterung und Vertiefung erfolgt (Vergabekammer Bund, Beschluss vom 24.09.2003 – VK　2 – 26/03).

Allerdings hat das Oberlandesgericht Düsseldorf in einem anderen Zusammenhang deutlich gemacht, dass bedeutsame Nachbesserungen dann nicht mehr zulässig sind, wenn diese zeitnah hätten in der Vergabeakte erfolgen können (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 04.03.2004 – VII-Verg 8/04).

Gemäß § 30 VOL/A ist über jede Beschaffung ein Vermerk zu fertigen. In dem Vermerk sind die einzelnen Stufen des Verfahrens, die Maßnahmen, die Feststellung sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen mit aufzunehmen.

Sowohl die Oberlandesgerichte als auch die Vergabekammer haben wiederum festgestellt, dass die Bieter ein subjektives Recht auf eine ausreichende Dokumentation und Begründung der einzelnen Verfahrensschritte haben.

Mit dem Vergabevermerk soll der Transparenzgrundsatz umgesetzt werden und es sollen Manipulationsmöglichkeiten ausgeschlossen werden.

Die Angebotswertung und auch die Bewertungsmethode müssen im Vergabevermerk hinreichend dokumentiert werden. Auch die Gründe für die Festlegung der Regeln sind zu beschreiben. Fehlt eine solche Dokumentation, ist dies rechtsfehlerhaft und führt zu mangelnder Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der getroffenen Entscheidung (VK Thüringen, Beschluss vom 17.11.2008, Az.: 2008-029-J).

Aus dem Gebot der Transparenz des Vergabeverfahrens (§ 97 Abs. 1 GWB) wird verlangt, dass alle wesentlichen Entscheidungen des Vergabeverfahrens in den Vergabeakten entsprechend dokumentiert sind. Dazu gehört insbesondere die Angebotswertung. Es ist nicht ausreichend, nach Abschluss des Vergabeverfahrens einen Vergabevermerk zu erstellen. Unter anderen das Oberlandesgericht Düsseldorf hat in einem Beschluss vom 17.03.2004 (Az.: VII-Verg 1/04) verlangt, dass fortlaufend die Dokumentation fortgeschrieben wird. Dies erfordere die Transparenz und Überprüfbarkeit.