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Gemäß § 3 Nr. 4 m) VOL/A kann eine freihändige Vergabe auch bei einer vorteilhaften Gelegenheit erfolgen. Diese liegt nur dann vor, wenn es sich um eine einmalige oder nur sehr kurzfristige, sich bietende Beschaffungsmöglichkeit handelt, die zudem noch Verkaufspreise unterhalb der üblichen Einkaufspreise für den Auftraggeber verspricht (Oberlandesgericht Düsseldorf, Beschluss vom 08.05.2002 – Az.: Verg 5/02).

Auch hier hat der Auftraggeber wieder die Beweislast für alle Voraussetzungen einer vorteilhaften Gelegenheit.

Bei einer freihändigen Vergabe werden Leistungen ohne ein förmliches Verfahren vergeben. Gegebenenfalls kann es zweckmäßig sein, vor der freihändigen Vergabe eine öffentliche Aufforderung zu versenden, sich um die Teilnahme zu bewerben (freihändige Vergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb). Vorrang hat allerdings immer die öffentliche Ausschreibung. Die Ausnahmevorschrift in § 3 Nr. 4 VOL/A ist abschließend und als Ausnahmevorschrift eng auszulegen. 

Derjenige, der sich auf außergerichtliche Umstände beruft, muss auch den Beweis dafür antreten, dass die vorliegen. Damit trifft die Beweislast in der Regel den Auftraggeber.

Freihändige Vergabe ist eine der drei Arten nationaler Ausschreibungen. Neben der öffentlichen und beschränkten Ausschreibung werden hier die geringsten Anforderungen an die ausschreibende Vergabestelle gestellt. Die freihändige Vergabe entspricht im Wesentlichen dem Verhandlungsverfahren bei EU-weiten Ausschreibungen.

Allerdings legt die VOL/A in § 3 Nr. 4 enge Grenzen fest, in denen eine freihändige Vergabe zulässig ist. Die hier abschließende Aufzählung sollte im konkreten Einzelfall sorgfältig geprüft werden.

Mit Schreiben vom 29. Januar 2009 hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie ein Schreiben an diverse Bundesministerien übersandt, das den Beschluss des Bundeskabinetts vom 27.01.2009 zur Beschleunigung von Investitionen umsetzt. Damit sollen die Vergabeverfahren des Bundes für die Jahre 2009 und 2010 vereinfacht werden. Für die VOL/A – Abschnitt 1 bedeutet dies, dass bis zu einem geschätzten Auftragswert von € 100.000,00 ohne Umsatzsteuer die Vergabestellen des Bundes beschränkte Ausschreibungen gem. § 3 Nr. 3 b) oder freihändige Vergaben gem. § 3 Nr. 4 f) durchführen können.

Weiterhin können zum Nachweis von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Eignung) gem. § 7 Nr. 4 im Regelfall eigene Erklärungen der Unternehmen als ausreichend angesehen werden.

Diese Regelungen treten am 31.12.2010 außer Kraft.

Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge des Bundes gelten ab sofort bis zum 31.12.2010 vereinfachte Vorschriften. Die Wertgrenzen für freihändige Vergaben und beschränkte Ausschreibungen werden auf € 100.000,00 netto erhöht. Bis zum 31.12.2010 sollen Eigenerklä-rungen als Eignungsnachweise genügen.

Der öffentliche Auftrageber hat die Aufgabe, dass dem jeweiligen Bedarf entspre-chende Vergabeverfahren den drei Vergabeverordnungen zuzuordnen sowie das zutreffende Regelwerk korrekt auszuwählen und anzuwenden. Dabei haben die ausschreibenden Stellen nicht etwa die freie Wahl zwischen den verschiedenen Vergabeverfahren. Sowohl das europäische als auch nationale System geben eine Hierarchie von Vergabearten vor.Bei Vergabeverfahren hat die öffentliche Ausschreibung (für die nationale Vergabe) beziehungsweise das offene Verfahren (für eine europaweite Ausschreibung) die größte Bedeutung. Diese beiden Verfahren haben in ihren jeweiligen regionalen Geltungsbereich Vorrang vor allen anderen Vergabearten. In beiden Verfahren wird eine unbegrenzte Zahl von Unternehmen, die Leistungen der ausgeschriebenen Art gewerblich anbieten, zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Unter bestimmten, eng gefassten Voraussetzungen dürfen die beschränkte Aus-schreibung oder sein europäisches Pendant, dass nicht offene Verfahren angewendet werden. Bei diesen beiden Vergabearten fordert der Auftraggeber eine begrenzte Anzahl von Unternehmen direkt auf, ein Angebot einzureichen. Bei der national beschränkten Ausschreibung von Liefer- und Dienstleistungen sollen mindestens 3 und beim nicht offenen Verfahren mindestens fünf Anbieter angesprochen werden. Auch bei der Abwicklung dieser Verfahrensarten gelten die gleichen strengen Form- und Fristvorschriften wie bei der öffentlichen Aus-schreibung oder dem offenen Verfahren.

Bei der freihändigen Vergabe werden Aufträge ohne ein vorgeschriebenes formales Verfahren vergeben. Auch hier sind die Voraussetzungen genau definiert. So muss die Auswahl des Vergabeverfahrens begründet und dokumentiert werden, um einen möglichen Missbrauch zu vermeiden.